Частина того, що описана у ваших ТЗ, уже працює як програма, у яку ви заходите під логіном: кабінет на 25 агентів за адресою epsa-app.initask.com. Тому кожен пункт ТЗ розкладений на три чесні стани: працює зараз, поглиблюємо під ваше ТЗ і нове. Ціна порахована тільки за другим і третім станом, за фактичними годинами роботи.
Зайдіть у кабінет під своїм логіном і візьміть конкурс, який EPSA вже відпрацювала: завантажте пакет конкурсної документації і подивіться реєстр вимог, відповідність клієнта, перелік того, чого бракує, і перевірку заявки. Далі порівняйте з тим, що робила команда руками. Це найкоротший спосіб перевірити нас до будь-яких зобовʼязань. Ця звірка безкоштовна і працює без доступів до ваших систем.
Ваше ТЗ Grants прямо вимагає єдину систему. Ми пропонуємо так само по всіх трьох напрямах: один застосунок, одна база клієнтів, можливостей, документів і договорів, один вхід, одні права доступу, один журнал дій, одні задачі і сигнали. Напрями відрізняються робочими просторами і набором модулів у межах однієї системи.
У повній конфігурації по трьох ТЗ це 40 модулів: 24 з них спираються на те, що вже написане і працює у кабінеті, 16 нових. На зустрічі ми говорили про три агенти, і це та сама картина великим планом: агент Grants, агент Sales і агент фінансово-операційного контролю. Модулі це складові цих трьох агентів.
| Пункт ТЗ | Стан | Що робимо |
|---|---|---|
| 2.2 Джерела, задані користувачем | працює | реєстр джерел з типом, країною, частотою і статусом уже є. Додаємо планувальник обходу за графіком, історію перевірок і статус працездатності кожного джерела |
| 2.3 Пошук у відкритому інтернеті | поглиблюємо | окремий механізм пошуку поза переліком джерел, результат отримує статус «кандидат, потребує перевірки» і не потрапляє в основну базу до звірки з першоджерелом |
| 2.4 Розбір конкурсної документації | поглиблюємо | розбір HTML, PDF, Word і Excel уже працює. Розширюємо картку можливості до повного набору полів вашого ТЗ, включно з TRL, вимогами до консорціуму, допустимими витратами і критеріями оцінювання |
| 2.5 Дублювання і зміни | поглиблюємо | дедуплікація за відбитком уже є. Додаємо розрізнення «нова програма, новий конкурс, переоголошення, оновлення» і показ того, що саме змінилось: строк, сума, вимога до консорціуму |
| 2.6 Профілі клієнтів | поглиблюємо | профіль з повним набором полів ТЗ, ручне редагування, коментарі і документи |
| 2.7 до 2.9 Мечинг і оцінки | поглиблюємо | мечинг у два боки працює. Замінюємо єдиний бал на девʼять показників вашого ТЗ з поясненням кожного, додаємо перерахунок після нових даних з показом «було 82, стало 35 і чому» |
| 2.10 Простежуваність | працює | висновок без дослівної цитати з оригіналу відкидається вже зараз, посилання на документ і місце є |
| 3.3 до 3.5 Відповідність і якість | поглиблюємо | стан «недостатньо інформації» замість висновку вже реалізований. Додаємо перевірку концепції за 14 параметрами і поглиблений аналіз якості за 16 напрямами вашого ТЗ |
| 3.6 Режим оцінювача | нове | оцінка за кожним офіційним критерієм конкурсу з балом, причиною і рекомендацією, як підняти бал |
| 3.7 Матриця відповідності | нове | таблиця «вимога, де закрито, підтвердження, статус» автоматично з тексту заявки |
| 3.8 до 3.9 Рекомендації і повторний аналіз | поглиблюємо | рекомендація привʼязана до конкретної вимоги, повторний прогін показує, що виправлено, що лишилось і як змінилась оцінка |
| 4.2 до 4.5 Картка заявки і сигнали | поглиблюємо | картка з повним набором полів, внутрішні контрольні точки, що рахуються від зовнішнього строку, одинадцять типів автоматичних сигналів і задачі зі статусами вашого ТЗ |
| 4.6 до 4.7 Панель керівника і завантаженість | нове | модель навантаження за кількістю і складністю заявок, стадією і близькістю строку, з виявленням перевантаженого менеджера і збігу кількох подань в один період |
| 4.8 Тижневе зведення | працює | приводимо структуру до вашої: потребує рішення керівника, критичні строки, чекаємо клієнта, чекаємо партнера, перевантажені менеджери, ризик внутрішнього строку |
| 4.9 Інтеграції Microsoft 365 | нове | вхід через обліковий запис Microsoft, Outlook, Teams, SharePoint і Planner. Ми свідомо не дублюємо те, що у вас уже працює |
| 5. Інституційна памʼять | окремий етап | памʼять про клієнта і програму, пошук подібної попередньої роботи, довідка при передачі проєкту, перевірка суперечностей між документами одного клієнта |
Це найближчий до готовності напрям: девʼять з десяти модулів уже працюють у кабінеті, тому робота тут це переважно доведення під ваші шаблони, ваш funnel і ваші інтеграції.
| Пункт ТЗ | Стан | Що робимо |
|---|---|---|
| 2. Трекінг лідів і наступні дії | працює | картка ліда, етап funnel, наступна дія і строк, нагадування про прострочені follow-up, журнал змін |
| 3. Кваліфікація за програмою | працює | перевірка брифа за чеклістом конкретного конкурсу, red flags, перелік уточнюючих питань, стан «недостатньо інформації» замість висновку |
| 4. Зустрічі | поглиблюємо | pre-meeting summary і питання до зустрічі є. Додаємо обробку транскрипту і проєкт follow-up на погодження менеджером |
| 5. Комерційні пропозиції і документи | поглиблюємо | підстановка у ваші затверджені шаблони, перевірка повноти даних, позначення полів, які потребують ручного підтвердження |
| 6. Договори | поглиблюємо | пошук аналогічних коментарів клієнтів і попередніх позицій EPSA, виявлення суперечностей між погодженими комерційними умовами і текстом договору |
| 7. Sales у Grants | нове | структурований пакет для Grants Team уже формується. Додаємо адресні питання конкретному фахівцю зі збереженням історії і контролем затримки з ескалацією |
| 8. Funnel і звітність | поглиблюємо | кількість лідів за етапами, джерело ліда, конверсія між етапами, ліди без наступної дії, регулярне management summary з відхиленнями |
| 9. Інтеграції | нове | Microsoft 365, Outlook, Teams, SharePoint; спільні з напрямом Grants, тому дешевші, якщо робити разом |
| 10. Загальні вимоги | працює | підтвердження людиною, ролі, простежуваність, ручне коригування і захист даних описані у розділах 2 і 7 цієї пропозиції і вже реалізовані у кабінеті |
Це найбільший обсяг нової роботи: у кабінеті є контроль документів, платежів і дашборди, але ваше ТЗ описує повноцінний фінансово-операційний контур. Ключова логіка вашого ТЗ, договір далі етап послуг далі очікуваний платіж далі фактичний платіж далі оновлений прогноз, реалізується як один звʼязний ланцюг.
| Пункт ТЗ | Стан | Що робимо |
|---|---|---|
| 2. Єдина картка контракту | нове | клієнт, проєкт, відповідальні з трьох відділів, умови договору, етап послуг, найближчий milestone, очікувані і фактичні платежі, прогноз за контрактом, блокери, повна історія змін |
| 3. Прогноз надходжень і трекер платежів | нове | помісячний прогноз, окремо fixed і Success Fee з ймовірністю, звʼязок кожного платежу з підставою, rolling forecast з перерахунком після підтвердженої зміни, версії прогнозу, forecast проти факту |
| 4. Контроль витрат | нове | план за місяцями і категоріями з імпортом з вашого файла, план проти факту, committed витрати, перевищення бюджету, rolling forecast і пояснення, яка саме категорія змінила прогноз |
| 5. Зведений управлінський вигляд | нове | надходження, витрати і прогноз в одному екрані, сценарії Base, Upside, Downside, сигнал про суттєве погіршення прогнозу проти попередньої затвердженої версії |
| 6. Договірна база знань | поглиблюємо | бібліотека повторюваних правок працює у Sales. Додаємо пошук фінально погодженої редакції з посиланням на попередній договір, звірку договору з шаблоном і з комерційною пропозицією, summary прийнятих і відхилених змін. Якщо погоджених варіантів кілька, система не обирає сама, а показує їх з контекстом |
| 7. Документи, акти, рахунки | поглиблюємо | контроль стану документа, на кому він зупинився і скільки часу без руху, автоматичні нагадування і ескалації за вашими правилами |
| 8. Звʼязок виконання з прогнозом | нове | статус етапу з Grants і Sales впливає на очікуваний платіж, список платежів під ризиком з причиною, відповідальним і очікуваним фінансовим ефектом |
| 9. Сигнали і ескалації | поглиблюємо | одинадцять типів сигналів вашого ТЗ з причиною, джерелом, впливом і рекомендованою дією |
| 10. Дашборд і звітність | поглиблюємо | прогноз за місяць, квартал і рік, план проти факту, платежі під ризиком, тижневе і місячне зведення для керівництва |
| 11. Інтеграції і джерела даних | нове | по кожній інтеграції фіксуємо джерело, дію, місце результату, частоту оновлення і права доступу, як вимагає ваше ТЗ. Перелік і строки у розділі 8 цієї пропозиції |
| 12. Права доступу і audit trail | поглиблюємо | ролі вже є. Додаємо обмеження доступу до чутливих фінансових категорій і повний слід критичних змін зі значенням до і після |
| Робить система сама | Пропонує, підтверджує людина | Не робить ніколи |
|---|---|---|
| обхід джерел і збір можливостей, розбір документації, реєстр вимог з цитатами, дедуплікація і показ змін, розрахунок оцінок за правилами, внутрішні строки від дедлайну, сигнали і нагадування, перерахунок прогнозу після підтвердженої зміни, зведення і вивантаження | висновок про відповідність клієнта конкурсу, рішення про подання, текст follow-up і будь-яке зовнішнє повідомлення, юридична редакція договору, зміна критичних даних клієнта, зміна фінансових припущень і затвердження нової версії прогнозу | подання заявки, погодження юридичних змін, затвердження витрат і платежів, зміна оцінки без сліду в журналі, висновок про відповідність при нестачі даних |
Правило одне на всі три напрями: якщо даних не вистачає, система не робить остаточного висновку, а видає перелік того, чого бракує, і питання, які треба поставити клієнту.
Кабінет працює автономно з першого дня: дані вантажаться файлами і вводяться руками. Інтеграції ми підключаємо там, де вони економлять роботу, і за фактичними доступами вашого головного офісу.
| Що потрібно | Для чого | Коли |
|---|---|---|
| Перелік джерел моніторингу | радар грантових можливостей, адреси і бажана частота обходу | до старту |
| Профілі клієнтів у будь-якому вигляді | мечинг і скоринг, з цього рахується відповідність | до старту |
| Архів заявок за останні роки | заготовка розділів і памʼять про програми, бажано з відміткою, що виграло | етап 2 |
| Пакети документації двох або трьох відпрацьованих конкурсів | перша звірка реєстру вимог з тим, що ваші експерти виписали руками | до старту |
| Шаблони КП і договорів, архів правок клієнтів | документи і договірна база знань | Sales, Administration |
| Ваші нормативи підготовки документів і стадій | внутрішні строки і сигнал «починати треба сьогодні» | до старту |
| Файли Revenue Forecast, Spending або Budget Tracker, Payment Tracker | перенесення фінансового контуру без ручного набору | Administration |
| Доступи Microsoft 365 | вхід через обліковий запис, Outlook, Teams, SharePoint, Planner | етап інтеграцій |
| Рішення по контуру даних | наша хмара, ваша хмара або ваш периметр, і які клієнти йдуть повністю детермінованою гілкою | технічний дизайн |
Перший тиждень кожного напряму це технічний дизайн: по кожному процесу фіксуємо джерело даних, дію системи, місце результату, частоту оновлення і права доступу, як вимагає ваше ТЗ Administration. Документ узгоджується з вами до початку розробки і стає підставою для приймання.
Ставка впровадження 35 доларів за годину, суми дорівнюють годинам, помноженим на ставку. Години показані нетто, тобто вже з урахуванням того, що ядро і 25 агентів написані. Суми орієнтовні і фіналізуються після технічного дизайну.
Ваші ТЗ Sales і Administration прямо просять мінімальну конфігурацію Phase 1. Ми пропонуємо її по всіх трьох напрямах. Це перша хвиля, яка вже дає вимірювану користь і на якій видно, чи працює підхід. Суми першої хвилі повністю зараховуються у вартість повного обсягу відповідного напряму.
5 600 доларів, 160 годин, 4 тижні, підписка 290 доларів на місяць. Разом дешевше за суму трьох окремих хвиль (6 475 доларів), бо ядро, права доступу і цикл приймання спільні.
| Напрям | Годин | Одноразово | Строк | Підписка на місяць |
|---|---|---|---|---|
| Grants, блоки 1 до 3, повний обсяг ТЗ | 190 | 6 650 $ | 5 до 6 тижнів | 240 $ |
| Grants, блок 4, інституційна памʼять | 45 | 1 575 $ | плюс 2 тижні | входить |
| Sales, повний обсяг ТЗ | 100 | 3 500 $ | 3 тижні | 170 $ |
| Administration і фінансовий контроль, повний обсяг ТЗ | 150 | 5 250 $ | 4 до 5 тижнів | 190 $ |
| Три напрями окремими проєктами, послідовно | 485 | 16 975 $ | 13 до 14 тижнів | 600 $ |
| Три напрями однією платформою | 400 | 14 000 $ | 8 до 9 тижнів | 490 $ |
Різниця між двома останніми рядками це економія на спільній роботі: одні інтеграції Microsoft 365 замість трьох (мінус 20 годин), одна база знань договорів замість двох (мінус 12 годин), один цикл тестування і приймання (мінус 18 годин), спільні ролі, журнал, сигнали і зведення (мінус 35 годин). Блок інституційної памʼяті входить у пакет.
| Напрям | Розкладка | Годин |
|---|---|---|
| Grants | джерела і планувальник 12, парсери і картка можливості 22, дедуплікація і детектор змін 12, пошук поза переліком джерел 12, профілі клієнтів 8, мечинг і девʼять показників 14, реєстр вимог 14, eligibility 8, перевірка концепції 11, поглиблений аналіз якості 12, режим оцінювача 11, матриця відповідності 6, картка заявки і контрольні точки 8, сигнали і задачі 6, панель керівника і завантаженість 8, тижневе зведення 3, приймання і правки 5, інтеграції Microsoft 365 18 | 190 |
| Sales | ліди 10, кваліфікація 8, зустрічі і follow-up 12, документи і КП 12, договори і бібліотека повторюваних правок 20, маршрутизація Sales у Grants 10, funnel і звітність 8, Microsoft 365 12, приймання 8 | 100 |
| Administration | картка контракту 16, прогноз надходжень 28, трекер платежів 12, контроль витрат 20, зведений вигляд і сценарії 14, договірна база знань 12, документи, акти і рахунки 14, звʼязок виконання з прогнозом 12, сигнали і ескалації 8, дашборд і зведення 8, ролі і audit trail 6 | 150 |
| Інституційна памʼять | памʼять про клієнта 12, памʼять про програму 12, пошук подібної попередньої роботи 11, довідка при передачі проєкту і перевірка суперечностей 10 | 45 |
Ваше ТЗ Administration просить показати строки окремо на розробку, інтеграцію, тестування і пілот. Усередині кожного напряму цикл однаковий, змінюється тільки тривалість розробки.
| Етап | Grants | Sales | Administration | Що на виході |
|---|---|---|---|---|
| Технічний дизайн | 3 до 5 днів | 2 до 3 днів | 3 до 5 днів | джерело даних, дія системи, місце результату, частота і права по кожному процесу; узгоджується з вами до розробки |
| Розробка | 3 до 4 тижнів | 1,5 до 2 тижнів | 2,5 до 3 тижнів | модулі за мапою розділів 4 до 6, з демонстрацією кожні два тижні |
| Інтеграції | 1 тиждень | 3 до 5 днів | 1 тиждень | Microsoft 365 і ваші файли; ідуть паралельно розробці, коли доступи вже є |
| Тестування і приймання | 1 тиждень | 3 до 5 днів | 1 тиждень | звірка на ваших реальних кейсах за узгодженими критеріями приймання |
| Пілотна експлуатація | 2 до 3 тижнів | 2 тижні | 2 до 3 тижнів | команда працює у системі, ми правимо за фактом; входить у підписку |
Пілотна експлуатація іде поверх уже переданого результату, тому в загальний строк напряму вона не додається. Напрями ведуть різні команди, тому вони йдуть паралельно.
Нижче розрахунок на ваших припущеннях. Підставте свої числа, і вийде ваша окупність. Ми свідомо беремо тільки одну ділянку, розбір конкурсної документації, бо саме її найлегше виміряти.
| Показник | Значення | Звідки |
|---|---|---|
| Конкурсів у роботі на місяць | 6 | припущення, підтверджуєте ви |
| Годин експерта на розбір одного пакета документації вручну | 6 | припущення, підтверджуєте ви |
| Те саме з реєстром вимог і eligibility у кабінеті | 1,5 | заміряно на демонстраційних кейсах |
| Звільнена експертна робота на місяць | 27 годин | 6 конкурсів помножити на 4,5 години |
| Вартість години експерта | 30 $ | припущення, підтверджуєте ви |
| Ефект на місяць | 810 $ | 27 годин помножити на 30 доларів |
| Мінус підписка напряму Grants | 240 $ | з таблиці вище |
| Перша хвиля Grants за 2 800 доларів окупається | близько 5 місяців | 2 800 поділити на 570 доларів на місяць |
Друга частина ефекту не рахується у грошах прямо, і ми її навмисно не переводимо у цифру: більше поданих заявок за той самий час, менше пропущених строків і менше конкурсів, які команда відкинула через брак часу на розбір.
Ви питаєте, чи доцільно запускати все одразу. Наша відповідь: почніть з першої хвилі, і ось у якому порядку.
Якщо фінансовий контур потрібен раніше за інші, ми зробимо його першим: це нормальний сценарій, просто перші місяці він працюватиме на ручному введенні статусів, і це варто знати заздалегідь.
Найкорисніше, що можна зробити до будь-яких рішень: узяти конкурс, який EPSA вже відпрацювала, і прогнати його через кабінет, який стоїть зараз. Поруч ми проведемо технічний дизайн першої хвилі Grants, і після нього суми у цій пропозиції стануть остаточними.