Частина того, що описана у ваших ТЗ, уже працює як програма, у яку ви заходите під логіном: кабінет на 25 агентів за адресою epsa-app.initask.com. Тому кожен пункт ТЗ розкладений на три чесні стани: працює зараз, поглиблюємо під ваше ТЗ і нове. Ціна порахована тільки за другим і третім станом, за фактичними годинами роботи.
Зайдіть у кабінет під своїм логіном і візьміть конкурс, який EPSA вже відпрацювала: завантажте пакет конкурсної документації і подивіться реєстр вимог, відповідність клієнта, перелік того, чого бракує, і перевірку заявки. Далі порівняйте з тим, що робила команда руками. Це найкоротший спосіб перевірити нас до будь-яких зобовʼязань. Ця звірка безкоштовна і працює без доступів до ваших систем.
Ваше ТЗ Grants прямо вимагає єдину систему. Ми пропонуємо так само по всіх трьох напрямах: один застосунок, одна база клієнтів, можливостей, документів і договорів, один вхід, одні права доступу, один журнал дій, одні задачі і сигнали. Напрями відрізняються робочими просторами і набором модулів у межах однієї системи.
У повній конфігурації по трьох ТЗ це 40 модулів: 24 з них спираються на те, що вже написане і працює у кабінеті, 16 нових. На зустрічі ми говорили про три агенти, і це та сама картина великим планом: агент Grants, агент Sales і агент фінансово-операційного контролю. Модулі це складові цих трьох агентів.
| Пункт ТЗ | Стан | Що робимо |
|---|---|---|
| 2.2 Джерела, задані користувачем | працює | реєстр джерел з типом, країною, частотою і статусом уже є. Додаємо планувальник обходу за графіком, історію перевірок і статус працездатності кожного джерела |
| 2.3 Пошук у відкритому інтернеті | поглиблюємо | окремий механізм пошуку поза переліком джерел, результат отримує статус «кандидат, потребує перевірки» і не потрапляє в основну базу до звірки з першоджерелом |
| 2.4 Розбір конкурсної документації | поглиблюємо | розбір HTML, PDF, Word і Excel уже працює. Розширюємо картку можливості до повного набору полів вашого ТЗ, включно з TRL, вимогами до консорціуму, допустимими витратами і критеріями оцінювання |
| 2.5 Дублювання і зміни | поглиблюємо | дедуплікація за відбитком уже є. Додаємо розрізнення «нова програма, новий конкурс, переоголошення, оновлення» і показ того, що саме змінилось: строк, сума, вимога до консорціуму |
| 2.6 Профілі клієнтів | поглиблюємо | профіль з повним набором полів ТЗ, ручне редагування, коментарі і документи |
| 2.7 до 2.9 Мечинг і оцінки | поглиблюємо | мечинг у два боки працює. Замінюємо єдиний бал на девʼять показників вашого ТЗ з поясненням кожного, додаємо перерахунок після нових даних з показом «було 82, стало 35 і чому» |
| 2.10 Простежуваність | працює | висновок без дослівної цитати з оригіналу відкидається вже зараз, посилання на документ і місце є |
| 3.3 до 3.5 Відповідність і якість | поглиблюємо | стан «недостатньо інформації» замість висновку вже реалізований. Додаємо перевірку концепції за 14 параметрами і поглиблений аналіз якості за 16 напрямами вашого ТЗ |
| 3.6 Режим оцінювача | нове | оцінка за кожним офіційним критерієм конкурсу з балом, причиною і рекомендацією, як підняти бал |
| 3.7 Матриця відповідності | нове | таблиця «вимога, де закрито, підтвердження, статус» автоматично з тексту заявки |
| 3.8 до 3.9 Рекомендації і повторний аналіз | поглиблюємо | рекомендація привʼязана до конкретної вимоги, повторний прогін показує, що виправлено, що лишилось і як змінилась оцінка |
| 4.2 до 4.5 Картка заявки і сигнали | поглиблюємо | картка з повним набором полів, внутрішні контрольні точки, що рахуються від зовнішнього строку, одинадцять типів автоматичних сигналів і задачі зі статусами вашого ТЗ |
| 4.6 до 4.7 Панель керівника і завантаженість | нове | модель навантаження за кількістю і складністю заявок, стадією і близькістю строку, з виявленням перевантаженого менеджера і збігу кількох подань в один період |
| 4.8 Тижневе зведення | працює | приводимо структуру до вашої: потребує рішення керівника, критичні строки, чекаємо клієнта, чекаємо партнера, перевантажені менеджери, ризик внутрішнього строку |
| 4.9 Інтеграції Microsoft 365 | нове | вхід через обліковий запис Microsoft, Outlook, Teams, SharePoint і Planner. Ми свідомо не дублюємо те, що у вас уже працює |
| 5. Інституційна памʼять | окремий етап | памʼять про клієнта і програму, пошук подібної попередньої роботи, довідка при передачі проєкту, перевірка суперечностей між документами одного клієнта |
Це найближчий до готовності напрям: девʼять з десяти модулів уже працюють у кабінеті, тому робота тут це переважно доведення під ваші шаблони, ваш funnel і ваші інтеграції.
| Пункт ТЗ | Стан | Що робимо |
|---|---|---|
| 2. Трекінг лідів і наступні дії | працює | картка ліда, етап funnel, наступна дія і строк, нагадування про прострочені follow-up, журнал змін |
| 3. Кваліфікація за програмою | працює | перевірка брифа за чеклістом конкретного конкурсу, red flags, перелік уточнюючих питань, стан «недостатньо інформації» замість висновку |
| 4. Зустрічі | поглиблюємо | pre-meeting summary і питання до зустрічі є. Додаємо обробку транскрипту і проєкт follow-up на погодження менеджером |
| 5. Комерційні пропозиції і документи | поглиблюємо | підстановка у ваші затверджені шаблони, перевірка повноти даних, позначення полів, які потребують ручного підтвердження |
| 6. Договори | поглиблюємо | пошук аналогічних коментарів клієнтів і попередніх позицій EPSA, виявлення суперечностей між погодженими комерційними умовами і текстом договору |
| 7. Sales у Grants | нове | структурований пакет для Grants Team уже формується. Додаємо адресні питання конкретному фахівцю зі збереженням історії і контролем затримки з ескалацією |
| 8. Funnel і звітність | поглиблюємо | кількість лідів за етапами, джерело ліда, конверсія між етапами, ліди без наступної дії, регулярне management summary з відхиленнями |
| 9. Інтеграції | нове | Microsoft 365, Outlook, Teams, SharePoint; спільні з напрямом Grants, тому дешевші, якщо робити разом |
| 10. Загальні вимоги | працює | підтвердження людиною, ролі, простежуваність, ручне коригування і захист даних описані у розділах 2 і 7 цієї пропозиції і вже реалізовані у кабінеті |
Це найбільший обсяг нової роботи: у кабінеті є контроль документів, платежів і дашборди, але ваше ТЗ описує повноцінний фінансово-операційний контур. Ключова логіка вашого ТЗ, договір далі етап послуг далі очікуваний платіж далі фактичний платіж далі оновлений прогноз, реалізується як один звʼязний ланцюг.
| Пункт ТЗ | Стан | Що робимо |
|---|---|---|
| 2. Єдина картка контракту | нове | клієнт, проєкт, відповідальні з трьох відділів, умови договору, етап послуг, найближчий milestone, очікувані і фактичні платежі, прогноз за контрактом, блокери, повна історія змін |
| 3. Прогноз надходжень і трекер платежів | нове | помісячний прогноз, окремо fixed і Success Fee з ймовірністю, звʼязок кожного платежу з підставою, rolling forecast з перерахунком після підтвердженої зміни, версії прогнозу, forecast проти факту |
| 4. Контроль витрат | нове | план за місяцями і категоріями з імпортом з вашого файла, план проти факту, committed витрати, перевищення бюджету, rolling forecast і пояснення, яка саме категорія змінила прогноз |
| 5. Зведений управлінський вигляд | нове | надходження, витрати і прогноз в одному екрані, сценарії Base, Upside, Downside, сигнал про суттєве погіршення прогнозу проти попередньої затвердженої версії |
| 6. Договірна база знань | поглиблюємо | бібліотека повторюваних правок працює у Sales. Додаємо пошук фінально погодженої редакції з посиланням на попередній договір, звірку договору з шаблоном і з комерційною пропозицією, summary прийнятих і відхилених змін. Якщо погоджених варіантів кілька, система не обирає сама, а показує їх з контекстом |
| 7. Документи, акти, рахунки | поглиблюємо | контроль стану документа, на кому він зупинився і скільки часу без руху, автоматичні нагадування і ескалації за вашими правилами |
| 8. Звʼязок виконання з прогнозом | нове | статус етапу з Grants і Sales впливає на очікуваний платіж, список платежів під ризиком з причиною, відповідальним і очікуваним фінансовим ефектом |
| 9. Сигнали і ескалації | поглиблюємо | одинадцять типів сигналів вашого ТЗ з причиною, джерелом, впливом і рекомендованою дією |
| 10. Дашборд і звітність | поглиблюємо | прогноз за місяць, квартал і рік, план проти факту, платежі під ризиком, тижневе і місячне зведення для керівництва |
| 11. Інтеграції і джерела даних | нове | по кожній інтеграції фіксуємо джерело, дію, місце результату, частоту оновлення і права доступу, як вимагає ваше ТЗ. Перелік і строки у розділі 8 цієї пропозиції |
| 12. Права доступу і audit trail | поглиблюємо | ролі вже є. Додаємо обмеження доступу до чутливих фінансових категорій і повний слід критичних змін зі значенням до і після |
| Робить система сама | Пропонує, підтверджує людина | Не робить ніколи |
|---|---|---|
| обхід джерел і збір можливостей, розбір документації, реєстр вимог з цитатами, дедуплікація і показ змін, розрахунок оцінок за правилами, внутрішні строки від дедлайну, сигнали і нагадування, перерахунок прогнозу після підтвердженої зміни, зведення і вивантаження | висновок про відповідність клієнта конкурсу, рішення про подання, текст follow-up і будь-яке зовнішнє повідомлення, юридична редакція договору, зміна критичних даних клієнта, зміна фінансових припущень і затвердження нової версії прогнозу | подання заявки, погодження юридичних змін, затвердження витрат і платежів, зміна оцінки без сліду в журналі, висновок про відповідність при нестачі даних |
Правило одне на всі три напрями: якщо даних не вистачає, система не робить остаточного висновку, а видає перелік того, чого бракує, і питання, які треба поставити клієнту.
Кабінет працює автономно з першого дня: дані вантажаться файлами і вводяться руками. Інтеграції ми підключаємо там, де вони економлять роботу, і за фактичними доступами вашого головного офісу.
| Що потрібно | Для чого | Коли |
|---|---|---|
| Перелік джерел моніторингу | радар грантових можливостей, адреси і бажана частота обходу | до старту |
| Профілі клієнтів у будь-якому вигляді | мечинг і скоринг, з цього рахується відповідність | до старту |
| Архів заявок за останні роки | заготовка розділів і памʼять про програми, бажано з відміткою, що виграло | етап 2 |
| Пакети документації двох або трьох відпрацьованих конкурсів | перша звірка реєстру вимог з тим, що ваші експерти виписали руками | до старту |
| Шаблони КП і договорів, архів правок клієнтів | документи і договірна база знань | Sales, Administration |
| Ваші нормативи підготовки документів і стадій | внутрішні строки і сигнал «починати треба сьогодні» | до старту |
| Файли Revenue Forecast, Spending або Budget Tracker, Payment Tracker | перенесення фінансового контуру без ручного набору | Administration |
| Доступи Microsoft 365 | вхід через обліковий запис, Outlook, Teams, SharePoint, Planner | етап інтеграцій |
| Рішення по контуру даних | наша хмара, ваша хмара або ваш периметр, і які клієнти йдуть повністю детермінованою гілкою | технічний дизайн |
Перший тиждень кожного напряму це технічний дизайн: по кожному процесу фіксуємо джерело даних, дію системи, місце результату, частоту оновлення і права доступу, як вимагає ваше ТЗ Administration. Документ узгоджується з вами до початку розробки і стає підставою для приймання.
Ставка впровадження 35 доларів за годину, суми дорівнюють годинам, помноженим на ставку. Години показані нетто, тобто вже з урахуванням того, що ядро і 25 агентів написані. Суми орієнтовні і фіналізуються після технічного дизайну.
Ваші ТЗ Sales і Administration прямо просять мінімальну конфігурацію Phase 1. Ми пропонуємо її по всіх трьох напрямах. Це перша хвиля, яка вже дає вимірювану користь і на якій видно, чи працює підхід. Суми першої хвилі повністю зараховуються у вартість повного обсягу відповідного напряму.
Строк не додається: напрями ведуть різні команди, тому три перші хвилі це 4 тижні замість семи. Спільна підписка на три напрями 290 доларів на місяць, і в неї вже входить бюджет на виклики моделі з розділу 09. Ядро, права доступу і цикл приймання при спільній роботі робляться один раз, тому рядки з зірочкою у таблицях нижче оплачуються один раз, а не в кожному напрямі.
Нижче кожен блок робіт зі своїми годинами і своєю сумою. Ставка 35 доларів за годину, сума це години, помножені на ставку. Рядок можна зняти або відкласти на потім, і вартість напряму зменшується рівно на цю суму: саме так ви складаєте той обсяг, який зараз потрібен.
| Блок робіт | Стан | Годин | Сума |
|---|---|---|---|
| Реєстр джерел і планувальник обходу за графіком | працює | 12 | 420 $ |
| Розбір конкурсної документації і повна картка можливості | поглиблюємо | 22 | 770 $ |
| Дедуплікація і показ того, що саме змінилось | поглиблюємо | 12 | 420 $ |
| Пошук поза переліком джерел зі статусом «кандидат» | поглиблюємо | 12 | 420 $ |
| Профілі клієнтів за вашими полями | поглиблюємо | 8 | 280 $ |
| Мечинг і девʼять показників з перерахунком | поглиблюємо | 14 | 490 $ |
| Реєстр вимог конкурсу з цитатами з оригіналу | поглиблюємо | 14 | 490 $ |
| Eligibility і red flags з переліком того, чого бракує | поглиблюємо | 8 | 280 $ |
| Перевірка концепції за 14 параметрами | поглиблюємо | 11 | 385 $ |
| Поглиблений аналіз якості за 16 напрямами | поглиблюємо | 12 | 420 $ |
| Режим оцінювача за офіційними критеріями конкурсу | нове | 11 | 385 $ |
| Матриця відповідності «вимога, де закрито, статус» | нове | 6 | 210 $ |
| Картка заявки, внутрішні контрольні точки, сигнали і задачі | поглиблюємо | 14 | 490 $ |
| Панель керівника і модель завантаженості команди | нове | 8 | 280 $ |
| Тижневе зведення у вашій структурі | працює | 3 | 105 $ |
| Інтеграції Microsoft 365: вхід, Outlook, Teams, SharePoint, Planner * | нове | 18 | 630 $ |
| Тестування на ваших кейсах і приймання * | працює | 5 | 175 $ |
| Напрям Grants, блоки 1 до 3 | 190 | 6 650 $ |
Строк 5 до 6 тижнів, підписка 240 доларів на місяць. Перша хвиля (2 660 доларів) це шість рядків цієї таблиці: джерела і планувальник, картка можливості, дедуплікація, профілі клієнтів, мечинг і eligibility. Її сума зараховується у вартість повного обсягу напряму.
| Блок робіт | Стан | Годин | Сума |
|---|---|---|---|
| Памʼять про клієнта: історія звернень, рішень і питань | нове | 12 | 420 $ |
| Памʼять про програму: що вже подавали і чим це закінчилось | нове | 12 | 420 $ |
| Пошук подібної попередньої роботи під новий конкурс | нове | 11 | 385 $ |
| Довідка при передачі проєкту і перевірка суперечностей між документами | нове | 10 | 350 $ |
| Блок інституційної памʼяті | 45 | 1 575 $ |
Плюс 2 тижні, у підписку додатково не входить. Робиться окремим етапом, коли перші три блоки вже у роботі: структура зберігання з першого дня це передбачає.
| Блок робіт | Стан | Годин | Сума |
|---|---|---|---|
| Трекінг лідів, етапи funnel і наступні дії зі строком | працює | 10 | 350 $ |
| Кваліфікація брифа за чеклістом конкретного конкурсу | працює | 8 | 280 $ |
| Підготовка зустрічі, транскрипт і проєкт follow-up | поглиблюємо | 12 | 420 $ |
| Комерційні пропозиції і стандартні документи за вашими шаблонами | поглиблюємо | 12 | 420 $ |
| Договори і бібліотека повторюваних правок клієнтів | поглиблюємо | 20 | 700 $ |
| Маршрутизація питань Sales у Grants з контролем затримки | нове | 10 | 350 $ |
| Funnel і management summary з відхиленнями | поглиблюємо | 8 | 280 $ |
| Інтеграції Microsoft 365 * | нове | 12 | 420 $ |
| Тестування на ваших кейсах і приймання * | працює | 8 | 280 $ |
| Напрям Sales | 100 | 3 500 $ |
Строк 3 тижні, підписка 170 доларів на місяць. Перша хвиля (1 330 доларів) це трекінг лідів, кваліфікація брифа, підготовка зустрічі і funnel.
| Блок робіт | Стан | Годин | Сума |
|---|---|---|---|
| Єдина картка контракту з історією змін | нове | 16 | 560 $ |
| Прогноз надходжень: fixed і Success Fee з ймовірністю, версії, rolling forecast | нове | 28 | 980 $ |
| Трекер платежів зі звʼязком кожного платежу з підставою | нове | 12 | 420 $ |
| Контроль витрат: план проти факту, committed, перевищення бюджету | нове | 20 | 700 $ |
| Зведений управлінський вигляд зі сценаріями Base, Upside, Downside | нове | 14 | 490 $ |
| Договірна база знань: фінальні редакції і звірка з комерційною пропозицією * | поглиблюємо | 12 | 420 $ |
| Контроль документів, актів і рахунків з нагадуваннями і ескалацією | поглиблюємо | 14 | 490 $ |
| Звʼязок виконання з прогнозом і перелік платежів під ризиком | нове | 12 | 420 $ |
| Одинадцять типів сигналів і ескалацій вашого ТЗ | поглиблюємо | 8 | 280 $ |
| Дашборд і регулярні зведення для керівництва | поглиблюємо | 8 | 280 $ |
| Права доступу до фінансових категорій і audit trail | поглиблюємо | 6 | 210 $ |
| Напрям Administration | 150 | 5 250 $ |
Строк 4 до 5 тижнів, підписка 190 доларів на місяць. Перша хвиля (2 240 доларів) це картка контракту, прогноз надходжень, трекер платежів і дашборд.
Рядки з зірочкою робляться один раз на всю платформу: інтеграції Microsoft 365 у Sales (420 доларів) і договірна база знань у Administration (420 доларів) при спільній роботі не оплачуються, бо вони вже зроблені у сусідньому напрямі. Цикл тестування і приймання теж один. Строк при цьому не додається: напрями ведуть різні команди і йдуть паралельно.
Ваше ТЗ Administration просить показати строки окремо на розробку, інтеграцію, тестування і пілот. Усередині кожного напряму цикл однаковий, змінюється тільки тривалість розробки.
| Етап | Grants | Sales | Administration | Що на виході |
|---|---|---|---|---|
| Технічний дизайн | 3 до 5 днів | 2 до 3 днів | 3 до 5 днів | джерело даних, дія системи, місце результату, частота і права по кожному процесу; узгоджується з вами до розробки |
| Розробка | 3 до 4 тижнів | 1,5 до 2 тижнів | 2,5 до 3 тижнів | модулі за мапою розділів 4 до 6, з демонстрацією кожні два тижні |
| Інтеграції | 1 тиждень | 3 до 5 днів | 1 тиждень | Microsoft 365 і ваші файли; ідуть паралельно розробці, коли доступи вже є |
| Тестування і приймання | 1 тиждень | 3 до 5 днів | 1 тиждень | звірка на ваших реальних кейсах за узгодженими критеріями приймання |
| Пілотна експлуатація | 2 до 3 тижнів | 2 тижні | 2 до 3 тижнів | команда працює у системі, ми правимо за фактом; входить у підписку |
Пілотна експлуатація іде поверх уже переданого результату, тому в загальний строк напряму вона не додається. Напрями ведуть різні команди, тому вони йдуть паралельно.
Нижче розрахунок на ваших припущеннях. Підставте свої числа, і вийде ваша окупність. Ми свідомо беремо тільки одну ділянку, розбір конкурсної документації, бо саме її найлегше виміряти.
| Показник | Значення | Звідки |
|---|---|---|
| Конкурсів у роботі на місяць | 6 | припущення, підтверджуєте ви |
| Годин експерта на розбір одного пакета документації вручну | 6 | припущення, підтверджуєте ви |
| Те саме з реєстром вимог і eligibility у кабінеті | 1,5 | заміряно на демонстраційних кейсах |
| Звільнена експертна робота на місяць | 27 годин | 6 конкурсів помножити на 4,5 години |
| Вартість години експерта | 30 $ | припущення, підтверджуєте ви |
| Ефект на місяць | 810 $ | 27 годин помножити на 30 доларів |
| Мінус підписка напряму Grants | 240 $ | з таблиці вище |
| Перша хвиля Grants за 2 660 доларів окупається | близько 5 місяців | 2 660 поділити на 570 доларів на місяць |
Друга частина ефекту не рахується у грошах прямо, і ми її навмисно не переводимо у цифру: більше поданих заявок за той самий час, менше пропущених строків і менше конкурсів, які команда відкинула через брак часу на розбір.
Ви питаєте, чи доцільно запускати все одразу. Наша відповідь: почніть з першої хвилі, і ось у якому порядку.
Якщо фінансовий контур потрібен раніше за інші, ми зробимо його першим: це нормальний сценарій, просто перші місяці він працюватиме на ручному введенні статусів, і це варто знати заздалегідь.
Найкорисніше, що можна зробити до будь-яких рішень: узяти конкурс, який EPSA вже відпрацювала, і прогнати його через кабінет, який стоїть зараз. Поруч ми проведемо технічний дизайн першої хвилі Grants, і після нього суми у цій пропозиції стануть остаточними.